Chaque début d'année, c'est le même rituel pour les propriétaires bailleurs : la régularisation des charges locatives. Entre le décompte de copropriété qui arrive, les calculs à effectuer et la communication avec le locataire, cette étape peut vite devenir un casse-tête. Ce guide vous accompagne pas à pas pour réaliser une régularisation conforme et sereine en 2025.
La régularisation des charges est une obligation légale pour tout propriétaire bailleur
Qu'est-ce que la régularisation des charges ?
Tout au long de l'année, votre locataire vous verse des provisions sur charges en plus de son loyer. Ces provisions sont une estimation des charges réelles qu'il devra supporter (eau, entretien des parties communes, ascenseur, etc.).
La régularisation consiste à comparer :
- Le montant des provisions versées par le locataire
- Le montant réel des charges récupérables
Selon le résultat, vous devrez soit demander un complément au locataire, soit lui rembourser le trop-perçu.
Calendrier 2025 : quand régulariser ?
La régularisation dépend de la réception de votre décompte de charges de copropriété. Voici le calendrier type :
Janvier - Février 2025 Réception du décompte : Votre syndic vous envoie le décompte définitif des charges 2024 Février - Mars 2025 Calcul et envoi au locataire : Vous avez 1 mois pour envoyer le décompte détaillé à votre locataire Mars - Avril 2025 Régularisation effective : Paiement du complément ou remboursement du trop-perçu
Quelles charges sont récupérables ?
Toutes les charges ne peuvent pas être répercutées sur le locataire. Le décret du 26 août 1987 liste précisément les charges récupérables.
Charges récupérables
Parties communes
- Électricité des communs
- Entretien et nettoyage
- Produits d'entretien
- Petites réparations
Espaces extérieurs
- Entretien des jardins
- Élagage des arbres
- Entretien des aires de jeux
Équipements
- Ascenseur (entretien courant)
- Chauffage collectif
- Eau froide et chaude
- Interphone / Digicode
Taxes locatives
- Taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM)
- Taxe de balayage
Charges NON récupérables
Ces charges restent à la charge exclusive du propriétaire :
- Honoraires du syndic de copropriété
- Frais de gestion de l'immeuble
- Gros travaux (ravalement, toiture, ascenseur...)
- Assurance de l'immeuble
- Impôts fonciers (hors TEOM)
- Frais de procédure et contentieux
Les charges d'entretien des parties communes sont récupérables auprès du locataire
Comment calculer la régularisation ?
Voici la méthode étape par étape pour calculer le montant de la régularisation :
Étape 1 : Identifier les charges récupérables
Reprenez votre décompte de copropriété et identifiez uniquement les postes récupérables. Excluez les honoraires de syndic, les travaux, etc.
Étape 2 : Calculer la quote-part du locataire
Si le locataire n'a pas occupé le logement toute l'année, calculez au prorata temporis :
Quote-part = (Charges récupérables × Nombre de jours d'occupation) ÷ 365
Étape 3 : Comparer avec les provisions versées
Exemple concret Situation : Charges récupérables 2024 : 1 450 € Provisions versées (12 × 100 €) : 1 200 € Résultat : Différence : 1 450 € - 1 200 € = 250 € → Le locataire doit un complément de 250 €
Exemple inverse Situation : Charges récupérables 2024 : 1 080 € Provisions versées (12 × 100 €) : 1 200 € Résultat : Différence : 1 080 € - 1 200 € = -120 € → Vous devez rembourser 120 € au locataire
Comment communiquer avec le locataire ?
La loi impose de fournir au locataire un décompte détaillé des charges par nature (eau, électricité, entretien...) au moins 1 mois avant la régularisation.
Informations obligatoires du décompte
- Le détail par poste de charges
- Le mode de répartition entre locataires (tantièmes, compteurs...)
- Le total des charges récupérables
- Le total des provisions versées
- Le solde (à payer ou à rembourser)
Modèle de courrier de régularisation
Objet : Régularisation des charges locatives 2024
Madame, Monsieur, Conformément à l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989, je vous adresse le décompte des charges locatives pour l'année 2024.
Récapitulatif : Total des charges récupérables : [MONTANT] €
Total des provisions versées : [MONTANT] €
Solde : [MONTANT] €
[Si complément à payer] Je vous remercie de bien vouloir régler ce complément de [MONTANT] € avec votre prochain loyer / sous 30 jours.
[Si trop-perçu] Le trop-perçu de [MONTANT] € sera déduit de votre prochain loyer / vous sera remboursé par virement. Je reste à votre disposition pour toute question.
Les justificatifs sont consultables sur demande pendant 6 mois.
Cordialement, [Votre nom]
Droit de consultation des justificatifs Le locataire peut demander à consulter les pièces justificatives (factures, décompte de copropriété) pendant 6 mois après l'envoi du décompte. Vous devez les tenir à sa disposition.
Cas particuliers
Locataire parti en cours d'année
Si votre locataire a quitté le logement en cours d'année, vous devez :
- Calculer les charges au prorata de la période d'occupation
- Conserver une provision sur le dépôt de garantie jusqu'à la régularisation
- Régulariser dans un délai maximum de 1 mois après la réception du décompte définitif
Nouveau locataire en cours d'année
Pour un locataire arrivé en cours d'année :
- Calculez ses charges au prorata de son occupation
- Ajustez les provisions si les charges réelles sont très différentes de l'estimation
Logement individuel (hors copropriété)
Si vous louez une maison individuelle, les charges récupérables sont généralement :
- Taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM)
- Entretien des équipements communs (fosse septique...)
- Eau (si compteur commun)
Les erreurs à éviter
Ne pas régulariser chaque année Même si l'écart est faible, la régularisation annuelle est obligatoire. Inclure des charges non récupérables Vérifiez chaque poste. Les honoraires de syndic, par exemple, ne sont jamais récupérables. Oublier le délai d'un mois Le décompte doit être envoyé au moins 1 mois avant de demander le paiement. Ne pas ajuster les provisions Si l'écart est important chaque année, ajustez le montant des provisions mensuelles. Jeter les justificatifs Conservez tous les documents pendant au moins 3 ans (délai de prescription).
Simplifiez vos régularisations avec KIREVA INVEST
La régularisation des charges peut être fastidieuse : collecter les informations, faire les calculs, générer les documents... KIREVA INVEST automatise tout ce processus.
- Suivi automatique des provisions versées par chaque locataire
- Calcul instantané de la régularisation dès réception du décompte
- Génération automatique du courrier de régularisation
- Archivage de tous les justificatifs au même endroit
- Rappels pour ne jamais oublier une régularisation
Questions fréquentes
Le locataire peut-il refuser de payer le complément de charges ? Non, si la régularisation est conforme (décompte détaillé, délai respecté), le locataire est tenu de payer. En cas de litige, vous pouvez saisir la commission départementale de conciliation.
Puis-je régulariser les charges sur plusieurs années en une fois ? Oui, mais uniquement pour les 3 dernières années (délai de prescription). Au-delà, les charges sont prescrites.
Comment ajuster les provisions pour l'année suivante ? Divisez le montant réel des charges de l'année écoulée par 12. Vous pouvez proposer ce nouveau montant au locataire par avenant au bail ou simple courrier.
Que faire si le locataire conteste le montant ? Proposez-lui de consulter les justificatifs (factures, décompte syndic). Si le désaccord persiste, la commission de conciliation peut être saisie gratuitement.
La régularisation est-elle obligatoire si les provisions couvrent exactement les charges ? Oui, vous devez quand même envoyer le décompte au locataire pour l'informer que le solde est nul.
Conclusion
La régularisation des charges locatives est une obligation légale qui ne doit pas être négligée. Bien menée, elle permet de maintenir une relation saine avec vos locataires et d'éviter les litiges.
Les points essentiels à retenir :
- Régularisez chaque année, dans le mois suivant la réception du décompte de copropriété
- Distinguez bien les charges récupérables des charges non récupérables
- Envoyez un décompte détaillé au locataire au moins 1 mois avant
- Conservez les justificatifs pendant au moins 3 ans
- Ajustez les provisions si l'écart est récurrent
Bonne régularisation 2025 !